A. Algemene bepalingen

1. Begripsbepalingen

a. Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

b. Gezondheidsgegevens
Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen.

c. Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

d. Bestand
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
(Het begrip bestand is van belang als criterium voor de afbakening van de reikwijdte van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP). Een geautomatiseerde persoonsgegevensverwerking valt als zodanig onder de WBP. Wat betreft de niet-geautomatiseerde verwerkingen vallen gestructureerde dossiers met persoonsgegevens onder het toepassingsbereik van de WBP.)

e. Verantwoordelijke
De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
(Het begrip verantwoordelijke doelt op degene, die formeel-juridisch de zeggenschap over de verwerking heeft. Het gaat om degene die bevoegd is doel en middelen vast te stellen. Binnen Rijnland Zorggroep is dat de raad van bestuur.)

f. Bewerker
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
(Bijvoorbeeld een extern salarisadministratiekantoor.)

g. Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft of zijn vertegenwoordiger als omschreven in artikel 15.5.

h. Derde
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

i. Toestemming van de betrokkene
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene toestemming verleent dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

j. Het College Bescherming Persoonsgegevens
Het College dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens.
(Het CBP ziet er op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens als onafhankelijke instantie op toe dat persoonsgegevens zorgvuldig worden gebruikt en beveiligd, en dat de privacy van burgers ook in de toekomst voldoende gewaarborgd blijft. Het CBP adviseert de regering, toetst gedragscodes, doet onderzoek naar technologische ontwikkelingen, geeft voorlichting, behandelt klachten, beoordeelt verwerkingen van persoonsgegevens, en treedt zo nodig handhavend op. Het CBP onderhoudt contacten met allerlei organisaties in de samenleving. Het CBP stimuleert de eigen verantwoordelijkheid van burgers en organisaties voor een adequate privacybescherming en ondersteunt daarbij zelfregulering binnen de wettelijke kaders. ( www.cbpweb.nl))

k. Beheerder van persoonsgegevensverwerking
De beheerder is degene die de dagelijkse zorg heeft voor deze persoonsgegevensverwerking

2. Reikwijdte

(Artikel 2 WBP)

2.1
Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

3. Doel en toepassingsgebied

3.1
Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens, verder te noemen WBP.

3.2
Dit reglement is van toepassing op (alle locaties van) de Stichting Rijnland Zorggroep te Leiderdorp.

B. Rechtmatige verwerking van persoonsgegevens

4. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

4.1
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
(Artikel 6 en 7 WBP.)

4.2
Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
(Artikel 9 WBP; bij de beoordeling of een verwerking onverenigbaar is met het doel moet men rekening houden met de verwantschap tussen doel van verwerking en het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen, met de aard van de gegevens, met de gevolgen van de verwerking voor betrokkene, met de wijze waarop de gegevens zijn verkregen en de mate waarin jegens betrokkene passende waarborgen zijn genomen.)

4.3
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
(Artikel 11 WBP.)

5. Verwerking van persoonsgegevens

(Artikel 8 WBP)

5.1
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan één van onderstaande voorwaarden is voldaan:

• de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
  (Als de verantwoordelijke de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene moet verkrijgen moet elke twijfel zijn uitgesloten over de vraag of de betrokkene zijn toestemming heeft gegeven en voor welke verwerkingen de toestemming is gegeven. De toestemming kan blijken uit woord of gedrag en hoeft niet schriftelijk te worden verkregen. Wel dient de betrokkene alvorens toestemming te geven goed geïnformeerd te zijn.)
• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
  (Bijvoorbeeld een overeenkomst inzake geneeskundige behandeling in de zin van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst.)
• dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
  (De verantwoordelijke moet onderworpen zijn aan een wettelijke plicht, bijvoorbeeld de melding van de arts aan de gemeentelijke gezondheidsdienst op grond van artikelen 21, 22 en 24 van de Wet Publieke Gezondheid.)
• dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van betrokkene;
  (Er is een dringende medische noodzaak de gegevens van de betrokkene te verwerken; er is bijvoorbeeld direct medische hulp nodig en de betrokkene is buiten bewustzijn.)
• dit noodzakelijk is met het oog op belang van de verantwoordelijke of van een derde én het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert.
  (Dit is een algemene restbepaling: een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke (of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt) wordt aanwezig geacht in het geval dat de desbetreffende verwerking noodzakelijk is om zijn reguliere bedrijfsactiviteiten te verrichten. Voorbeeld: het transfusielaboratorium raadpleegt een nationale databank met gegevens over bloedgroepen-antistoffen (TRIX), om zo bij de behandeling van de patiënt rekening te kunnen houden met antistoffen die het transfusielab zelf niet (meer) heeft kunnen aantonen.)

C. Verwerking van bijzondere gegevens (gezondheidsgegevens)

(De verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven (dit zijn zogenoemde ‘bijzondere gegevens) is op grond van artikel 16 WBP verboden. Ook strafrechtelijke en aanverwante gegevens behoren tot deze categorie. De artikelen 17 tot en met 23 van de WBP bepalen onder welke voorwaarden ontheffing wordt verleend. Voor gezondheidsgegevens is dat in artikel 21 WBP vastgelegd.)

6. Voorwaarden voor verwerking van bijzondere gegevens (gezondheidsgegevens)

6.1
wat betreft hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening:
Gegevens betreffende de gezondheid worden slechts verwerkt indien de verwerking geschiedt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening, voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer van de betreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is.
(Artikel 21 lid 1a WBP.)

6.2
wat betreft verzekeraars:
Gegevens betreffende de gezondheid worden slechts verwerkt indien de verwerking geschiedt op verzoek van de verzekeraar voor zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico (en de betrokkene geen bezwaar heeft gemaakt), dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst (op grond van de Zorgverzekeringswet).
(Artikel 21 lid 1b WBP.)

6.3
wat betreft bijzondere gegevens als aanvulling op gezondheidsgegevens:
Het verbod om bijzondere gegevens te verwerken is niet van toepassing voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene.
(Artikel 21 lid 3 WBP. Gegevens als godsdienst of levensovertuiging kunnen bijvoorbeeld van belang zijn bij psychiatrische ziektebeelden. Ook een gegeven als ras kan een belangrijke determinant zijn bij diagnosestelling. Deze bepaling blijft strikt beperkt tot de verwerking door hulpverleners, instellingen of voorzieningen binnen de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene noodzakelijk is.)

6.4
wat betreft wetenschappelijk onderzoek en statistiek:
Zonder toestemming van de patiënt/bewoner kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan een ander gegevens over de patiënt/bewoner worden verstrekt indien:

• het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de patiënt/bewoner niet onevenredig wordt geschaad, of
• het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen. Verstrekking is pas mogelijk indien:
• het onderzoek het algemeen belang dient;
• het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, én
• voor zover de betrokken patiënt/bewoner tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.

(Dit onderdeel is gebaseerd op artikel 7:458 BW (WGBO). De WGBO biedt meer bescherming en heeft daarmee voorrang op het bepaalde in artikel 23 lid 2 WBP, dat eveneens over wetenschappelijk onderzoek gaat.)

6.5
wat betreft erfelijkheidsgegevens:
Gegevens betreffende erfelijke eigenschappen mogen slechts worden verwerkt wanneer de verwerking plaatsvindt met betrekking tot de betrokkene bij wie de erfelijke gegevens worden verkregen, tenzij:

• een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert of
• de verwerking noodzakelijk is ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek.

(Artikel 21, lid 4 WBP.)

D. Organisatorische verplichtingen

7. Geheimhoudingsplicht

7.1
De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
(Art 9 lid 4 WBP. Voorbeelden zijn de geheimhoudingsplicht voor beroepsbeoefenaren in de individuele gezondheidszorg op grond van artikel 88 Wet BIG en de geheimhoudingsplicht van de hulpverlener neergelegd in art. 457 WGBO. Rijnland Zorggroep heeft ook voor niet-hulpverleners de geheimhoudingsbepaling expliciet in de arbeidsovereenkomst opgenomen, bovenop de doorwerking van de CAO-bepalingen in de arbeidsovereenkomst.)

8. Bewaren

8.1
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
(Art. 10 WBP.)

8.2
Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, wanneer zij geanonimiseerd worden of voor zover ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.
(Art. 10 lid 2 WBP)

8.3
De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.

8.4
De bewaartermijn is voor medische gegevens in beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.
(Art. 454 lid 3 WGBO geeft deze specifieke invulling voor de bewaartermijn van medische gegevens. In de praktijk wordt binnen Rijnland Zorggroep de regel gehanteerd dat de 15-jaarstermijn aanvangt op het tijdstip dat het laatste behandelcontact heeft plaatsgevonden. De procedure Bewaartermijn patiëntendossier is van toepassing.)

8.5
Op grond van artikel 56 lid 3 BOPZ worden de gegevens met betrekking tot de behandeling van de patiënt/bewoner bewaard gedurende vijf jaren vanaf het tijdstip waarop de behandeling in het kader van de wet, de plaatsing in een instelling, dan wel de terbeschikkingstelling is beëindigd (dus na ontslag uit de instelling of na overlijden) of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

9. Beveiliging

9.1
De verantwoordelijke legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.
(Artikel 13 WBP: passend in de zin van in overeenstemming met de stand van de techniek; tevens impliceert passende proportionaliteit: hoe gevoeliger de gegevens, des te zwaarder de eisen die worden gesteld aan beveiliging.)

10. Klachtenbehandeling

(Hoofdstuk 8 van de WBP heeft betrekking op de rechtsbescherming. Er kan op bepaalde beslissingen in beroep worden gegaan bij de (bestuurs)rechter. Zie de artikelen 45 tot en met 50 WBP. Een voorbeeld van een dergelijke beslissing is de weigering tot aanvulling, correctie of verwijdering.)

10.1
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:

de verantwoordelijke:
de raad van bestuur van Rijnland Zorggroep
postbus 4220
2350 CC Leiderdorp

de binnen de instelling toepasselijke mogelijkheid voor onafhankelijke klachtenbehandeling:

• klachtencommissie voor patiënten ziekenhuis, of
• klachtencommissie voor bewoners verpleeghuizen, of
• klachtenfunctionaris / patiëntencontactpersoon ziekenhuis/verpleeghuizen of
• klachtencommissie voor werknemers
• alle te bereiken via:
  
• postbus 4220
  2350 CC Leiderdorp

Het College Bescherming Persoonsgegevens:
Op grond van de WBP kan de betrokkene verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet bescherming persoonsgegevens.
(Art. 60 WBP)

CBP
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 070 - 8888 500
Telefax: 070 - 8888 501
info@cbpweb.nl

E. Rechten van de betrokkenen

11. Informatieplicht

(Artikel 33 WBP)

11.1
Indien bij de betrokkene de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke voor het moment van verkrijging de betrokkene mede:

• zijn identiteit;
• de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.

(Deze algemene kennisgeving kan geschieden door het uitreiken van een informatiebrochure waarin wordt aangegeven voor welk doel de instelling persoonsgegevens verwerkt. Voorbeelden daarvan in Rijnland Zorggroep zijn de ziekenhuiswijzer voor ziekenhuispatiënten, informatiemateriaal voor bewoners van onze verzorgings- en verpleeghuizen, de informatievoorziening aan nieuwe medewerkers en informatie op de website.)

11.2
De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
(Bij het aangaan van een behandelingsovereenkomst is het vanzelfsprekend dat de patiënt/bewoner aan de arts persoonsgegevens overlegt. Wanneer er voldaan wordt aan de informatieplicht van de arts (art. 450 WGBO) en aan het toestemmingsvereiste van de patiënt/bewoner (art. 450 WGBO), is de informatieverstrekking gewaarborgd. Behalve de medische gegevens in de arts-patiënt/bewoner-relatie moet de verantwoordelijke de patiënt/bewoner informeren over alle verwerkingen van zijn persoonsgegevens. Ook dit geschiedt door een informatiefolder c.q. via de website, zie de genoemde voorbeelden onder 11.1. Ook (nieuwe) medewerkers krijgen informatie over de verwerking van hun gegevens door Rijnland Zorggroep. Verder is er voor medewerkers de informatiebrochure Informatiebeveiliging, een gezamenlijke zorg.)

11.3
De verantwoordelijke informeert de betrokkene over de rechten van de betrokkene en op welke wijze de betrokkene deze rechten kan inroepen.

• Patiënten/bewoners kunnen daarvoor terecht bij het hoofd van de zorgadministratie.
• Medewerkers kunnen daarvoor terecht bij de manager HRM.
• Externe relaties van Rijnland Zorggroep kunnen daarvoor terecht bij de raad van bestuur.

12. Recht op inzage en afschrift van persoonsgegevens

(Artikel 35 WBP en 456 WGBO.)

12.1
De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens.

12.2
De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.

12.3
Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.
(Het besluit kostenvergoeding rechten betrokkene WBP (Besluit van 13 juni 2001 tot vaststelling van de vergoeding van de kosten als bedoeld in de artikelen 39 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens) geeft hiervoor enkele richtlijnen, die Rijnland Zorggroep hanteert. Dit betekent een vergoeding van € 0,23 per pagina met een maximaal bedrag van € 4,50; maximaal € 22,50 bij een afschrift van meer dan 100 pagina’s. Een bedrag van € 22,50 wordt in rekening gebracht voor het verstrekken van foto’s/uitslagen op DVD.)

12.4
Recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.

13. Recht op aanvulling en correctie van persoonsgegevens

(Artikel 454, tweede lid WGBO en artikel 36 WBP.)

13.1
Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

13.2
De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen.

13.3
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of aanvulling schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
(Conform artikel 454, tweede lid WGBO geldt dat Rijnland Zorggroep een verzoek tot aanvulling in het medisch dossier niet weigert.)

13.4
De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

14. Recht op verwijdering of vernietiging van persoonsgegevens

(Artikel 455 WGBO en artikel 36 WBP (de WBP spreekt van verwijderen))

14.1
De betrokkene kan verzoeken om vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen.

14.2
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot vernietiging schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

14.3
De verantwoordelijke vernietigt de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

15. Vertegenwoordiging

(De onderstaande regeling is een samenvoeging van artikel 450 lid 2 WGBO (toestemmingsvereiste bij minderjarigen), artikel 37 lid 3 WBP en artikel 465 WGBO (vertegenwoordiging van de wilsonbekwame patiënt/bewoner))

15.1
Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de betrokkene.

15.2
Hetzelfde geldt voor de betrokkene in de leeftijd van twaalf tot zestien jaar die niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.

15.3
Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien jaar valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treden de betrokkene zelf en diens ouders of voogd gezamenlijk op.

15.4
Indien de betrokkene 16 jaar of ouder is en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:

• indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld: de curator of mentor.
• indien er geen mentor of curator is, de persoon die de betrokkene schriftelijk heeft gemachtigd: de persoonlijk gemachtigde.
• indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt: de echtgenoot, de geregistreerde partner of andere levensgezel van de betrokkene.
• indien deze persoon dat niet wenst of ontbreekt: een ouder, kind, broer of zus van de betrokkene.

F. Meldingsverplichtingen bij het CBP

16. Meldingen en vrijgestelde verwerkingen

(Art. 27 en 29 WBP)

16.1
Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt alvorens met de verwerking wordt aangevangen, gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).

16.2
Wanneer een gegevensverwerking voldoet aan de voorwaarden van het Vrijstellingsbesluit wordt deze verwerking niet aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

16.3
De niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt gemeld indien deze is onderworpen aan voorafgaand onderzoek.

(Art. 31 WBP bepaalt wanneer er sprake is van voorafgaand onderzoek: namelijk wanneer de verantwoordelijke:

• voornemens is een nummer ter identificatie van personen te verwerken voor een ander doeleinde dan waarvoor het nummer specifiek bestemd is. Bijvoorbeeld verwerking van het Burgerservicenummer (BSN) voor een doeleinde dat niet op wet- en regelgeving gebaseerd is.
• voornemens is gegevens vast te leggen op grond van eigen waarneming zonder de betrokkene daarvan op de hoogte te stellen, of
• anders dan krachtens een vergunning op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus voornemens is strafrechtelijke gegevens of gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag te verwerken ten behoeve van derden.

De voorafgaande controle bestaat uit het kenbaar maken aan de toezichthoudende autoriteit van de voorgenomen verwerkingen en diens bevoegdheid om een nader onderzoek hiernaar in te stellen. Het voorafgaand onderzoek leidt tot een niet-bindende verklaring omtrent de rechtmatigheid van de verwerking die de verantwoordelijke niet ontslaat van de verplichting om zijn eigen afweging te maken.)

16.4
In bijlage 1 bij dit reglement zijn de verwerkingen van persoonsgegevens binnen Rijnland Zorggroep genoemd en is steeds aangegeven of deze verwerking al dan niet gemeld is bij het CBP.

17. Verplichtingen medewerkers Rijnland Zorggroep in het kader van meldingen aan CBP

17.1
Om de meldingsverplichtingen van Rijnland Zorggroep bij het CBP te kunnen nakomen, zijn de volgende werkafspraken binnen Rijnland Zorggroep gemaakt:

• Meldingsplichtige persoonsgegevensverwerkingen van Rijnland Zorggroep worden bij het CBP gemeld door de adviseur zorgwetgeving.
• Medewerkers die een nieuwe (geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde of handmatige) verwerking van persoonsgegevens aanleggen, moeten deze verwerking bij de adviseur zorgwetgeving melden, alvorens met de verwerking wordt aangevangen.
• De adviseur zorgwetgeving toetst of de nieuwe gegevensverwerking meldingsplichtig is.
• Indien de gegevensverwerking meldingsplichtig is, verzorgt de adviseur zorgwetgeving de centrale aanmelding hiervan bij het CBP.

G. Borging privacyreglement in de praktijk

18. Procedures persoonsgegevensverwerkingen

18.1
Rijnland Zorggroep heeft de eisen die dit privacyreglement stelt, expliciet gemaakt en verwerkt in procedures per (groep van) persoonsgegevensverwerking(en), die uitgevoerd moeten worden in de praktijk (bijlage 1), conform het instellingsbeleid inzake toegang tot informatiesystemen (bijlage 2). Aldus heeft Rijnland Zorggroep geregeld dat alle persoonsgegevensverwerkingen plaatsvinden volgens de eisen van dit reglement en derhalve volgens de eisen van de WBP. Naleving en toetsing is een lijnverantwoordelijkheid, als zodanig ook beschreven in de betreffende procedure.

18.2
Het borgen van de verantwoordelijkheden in de praktijk wordt gerealiseerd door middel van het laten uitvoeren van de interne kwaliteitsaudits.

18.3
Voor nieuwe persoonsgegevensverwerkingen worden op aangeven van de beheerder van de persoonsgegevensverwerking zo mogelijk bestaande procedures aangevuld dan wel worden nieuwe procedures gemaakt, in het daartoe van toepassing zijnde format.

18.4
De procedures voor de persoonsgegevensverwerkingen van Rijnland Zorggroep worden centraal beheerd in het geautomatiseerde documentatiebeheersysteem.

18.5
De procedures zijn door alle medewerkers te raadplegen op het intranet van Rijnland Zorggroep. Externe belangstellenden, kunnen bij de adviseur zorgwetgeving een papieren exemplaar aanvragen.

19. Individuele controle medewerkers

19.1
Als het voornemen bestaat om voor een individuele controle van een medewerker een bestaande persoonsgegevensverwerking te gebruiken, dan mag dat uitsluitend nadat de betreffende medewerker daarvan schriftelijk in kennis is gesteld. Een dergelijke individuele controle is zo beperkt mogelijk met het oog op het doel ervan.

H. Overgangs- en slotbepalingen

20. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement

20.1
Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke, de raad van bestuur van Rijnland Zorggroep.

20.2
De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.

20.3
Dit reglement is in werking getreden op de in dit reglement genoemde publicatiedatum en is bij de verantwoordelijke in te zien.

• Patiënten/bewoners en externe relaties kunnen daarvoor terecht op de website van de Rijnland Zorggroep ( www.rijnlandzorggroep.nl) of bij het hoofd van de zorgadministratie.
• Medewerkers kunnen daarvoor ook terecht op het intranet, onderdeel Procedures.

20.4
Desgewenst kunnen patiënten/bewoners en externe relaties tegen kostprijs een afschrift van dit reglement ontvangen.

Aldus in eerste versie vastgesteld op 16 juni 2005 door de raad van bestuur na advies van de ondernemingsraad, het bestuur Vereniging Medische Staf en de cliënten(be)raden van Rijnland Zorggroep. Huidige versie (november 2010) betreft een louter aan de actualiteit aangepaste versie ten opzichte van de oorspronkelijke versie.

Bijlage 1: Overzicht van persoonsgegevensverwerkingen binnen Rijnland Zorggroep